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计算机基础PowerPoint部分作业点评

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楼主
  

Hello大家好!我是你们的巴克师兄!我又来了!


这次带来的是计算机基础的作业第二弹——PowerPoint,也就是我们常说的PPT。


其实PPT说简单也简单,说难也很难。


为什么说简单呢?因为操作就那几个操作——把你要的文字和图片往上面一放,加一些动画啊之类的特效duang一下,然后PPT就做好了。


这也是这次作业中和大家平时做PPT基本都能做到的。


为什么说难呢?大家可能也能感受得到,同样都是做PPT,操作就那些,为什么我做的和别人做的看起来差别那么大?为啥他的看起来就那么高大上?


相信你看完这一弹的讲解,对这些问题的答案或许会有所感悟。




请大家想想PPT的一般功能是什么,给几个选项供选择:

A. 用于处理文字信息,和Word差不多

B. 用于展示,所有要演讲/报告的内容必须一点儿不漏地展示出来

C. 用于展示,是演讲/报告等内容的辅助工具


你选什么?从大部分同学的作业看来,大家的选择可能是A或B。然而PPT的功能真的是这样吗?并不。


摘录一段百度百科中关于PPT的说明:

Microsoft Office PowerPoint,是微软公司的演示文稿软件。用户可以在投影仪或者计算机上进行演。利用Microsoft Office PowerPoint不仅可以创建演示文稿,还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在网上给观众展演示文稿。

说明里提到了两个词——演示、展示。说白了,就是给别人看,而这个看和我们看小说看文章可不一样,是演讲者一边讲一边给别人看你讲的内容。就我自己的理解,PPT其实是在演讲者进行演讲的时候用于辅助演讲、帮助观众理解的一个工具(当然,除了辅助演讲以外还有别的用途,比如晚会等活动PPT、动画类PPT、微课类PPT等,需要我们根据实际的需求去设计和制作,这里只讲了大家更常用的一种用途,也是本次作业要求里的用途。)


我给“辅助演讲”“帮助理解”和“工具”加了颜色,这是做PPT时很重要的、必须引起重视的几点。大家一定要明白,PPT只是一个工具,起到的只是辅助作用,演讲的人(一般来说就是你)和演讲的内容才是重中之重,所以切不可让PPT喧宾夺主。


这里的喧宾夺主包括两个方面:①PPT过于华丽,抢走了演讲者的风头;②PPT过于难看,败坏了听众/观众的兴致。


怎么个华丽法和难看法,我将结合此次大家的作业进行举例说明。


(如果看到你自己的作品上镜,那么恭喜你!>▽<)


过于华丽


过于华丽是指在PPT中运用了太多的、华丽的转场、动画效果,甚至是音乐、音效,导致观众过分地注意PPT而非演讲本身。


就这次作业来讲,这类问题出现得还不算频繁,然而仍然有:


01

太多的、太华丽的转场、动画效果

很多同学因为学过添加转场和动画效果,所以想方设法地要用在自己的PPT里面。然后我们就看到了很简单的PPT里出现了大量的这些转场:


请大家仔细看一眼每一种转场右上角的“持续时间”,一般是在1.5秒以上,还有的会持续更长的时间。过长的、花哨的转场和动画效果容易给观众造成疲惫感。如果想要缩短效果的持续时间,请在右上角的“持续时间”出进行修改。


大量的转场效果(尤其是这种华丽型的)会让你的PPT在不该抓人眼球的地方抓人眼球,使得听众容易忽略你需要展示的真正内容。


动画效果与转场效果类似,还是以这位同学的PPT为例,我们可以看到几乎每一处都加上了不同的动画效果。同样地,也起到了喧宾夺主的效果。


此外,每一处都用一个不一样的转场和动画也是PPT新手容易犯的一个错误。PPT设计的四原则里有两点,一个叫“重复”,一个叫“对比”。在类似的页面使用“重复”会让你的PPT整体风格保持统一,为了区分时使用“对比”能够使得PPT有层次。所以例子里面提到的几处转场和动画,是用于类似的内容页,应该采用同种、简单的转场和动画效果。


关于PPT设计四原则,我后面会再讲。


02

嘈杂的音乐和音效

这个不太好用文本和图片的形式给大家展示效果如何,所以不截图直接说吧。


很多同学学会了如何插入音乐、音效,这很好,PPT本身也含有这样的功能,但是大家在运用的时候不要用得太


什么意思呢?就是同样也需要明确,正如PPT是辅助展示一样,PPT中的音乐和音效是为了辅助PPT。过多的、过吵的、不适宜的音乐和音效同样会造成喧宾夺主的效果,并且会给听众强烈的不适


这么说可能大家还没有什么感觉。那么就假设这样的一个情景:班委竞选,竞选者在上面慷慨陈词,你作为观众之一,听得聚精会神,然后PPT上突然出来一段文字,伴随着毫无防备的、强烈的爆炸声,你会是怎样的一种感受?吓一跳?这是最直接的反应。


然后背景音乐突然响起,声音越来越大,竞选者在台上说得很努力,但是由于他PPT里嵌入的音乐太过吵闹,说话声伴随着音乐声,顿时整个演讲显得嘈杂不堪。你试图把注意力聚焦在他所说的话上,但是总是听得不太清楚,无奈之下,你刷起了手机。


对,虽然这其实只是想象中的场景,但是在现实生活中也是的的确确会发生的事,而且还不少。


我的建议是,音乐和音效,能不加就不要加


如果一定要加,建议用于以下的几种场合:

  1. 前面提到的活动PPT,需要运用音乐和音效活跃气氛,比如暖场环节、游戏环节等;

  2. 给自己的演讲内容配乐,以达到抒情等效果,这个时候的音乐一定要纯音乐,而且音量不宜过大,并且建议加入渐入(渐强)和渐出(渐弱)的效果

  3. 演讲本身较为无聊,观众昏昏欲睡时需要突然的音效和音乐吸引注意,这个在一些老师的课堂上用得比较多(笑)。


过于难看


这个难看有两个方面的意思:不方便观众看不好看。当然,这两个方面有重叠的地方,但是为了讲解方便,还是分别说明。


01

不方便观众看

字体和段落

这个字体和段落就包含太多内容了,和Word一样,也包含着字体类型、字体大小、字量多少、段落间距、密集程度等方面的内容。


首先说说字体类型。我们在Word里设置过宋体、楷体、仿宋等字体,这些就是字体的类型。一般来说,Word使用宋体、雅黑、仿宋等能够方便读者观看和阅读,并且印刷效果较为美观。但是!PPT并不是为了印刷而是为了展示!所以Word里适用的字体不一定适用于PPT,最常见的就是宋体


宋体


除此以外,仿宋、姚体、楷体、魏体等(这里提到的字体包含方正姚体、华文楷体、华文新魏等不同公司的同类字体)也不是很适合大量的运用。

方正姚体


华文新魏


而以下字体则犯了大忌,强烈不建议在PPT中使用:方正舒体、华文行楷、华文彩云。

方正舒体


华文行楷


华文彩云+宋体


单独看可能还不觉得怎样,然而一旦大篇幅的上述字体出现在PPT里,尤其是投影出来以后,会给人一种凌乱感。(可以想想为什么)


推荐的字体类型,商务风有微软雅黑、方正正黑、华康俪金黑等,中国风有方正清刻本悦宋、康熙字典体、方正苏新诗柳楷等。有关字体选择的更多内容推荐去看这篇文章:你离专业设计师只有一个字的距离


上面的链接里还提到了一个叫“嵌入字体”的功能,很实用,希望大家能够学会。


有的同学说,这些字体虽然好看,可是我电脑上没有啊,怎么办?去网上搜索然后下载、安装啊!需要注意的是,一般情况下这些字体都是可以随意使用的,但是一旦涉及商用,请购买字体的版权


然后是字体大小过大和过小的字都很破坏美感,字过小还会使得观众看不清,从而影响展示效果。直接上图。

目录页字体过大

内容页字体过大


字体过小


怎么改?根据感觉调整吧,多用放映模式(快捷键F5/Shift+F5),看看这些字的实际展示效果如何,太大的调小一些,太小的调大一些。


最后是有关段落。这次大家的PPT里出现的主要问题是,字写得太多了,排得又太密了,一眼望过去密密麻麻根本不知道重点是什么。再次强调,PPT是用于辅助演讲和展示的工具,并不是用于阅读、朗读的文稿


很多人把自己想说的话一字不漏地写在PPT里,在展示的时候自己照着一字不落地念,岂不是多此一举?而且字太多,观众会失去观看的欲望,会很累,会感到无聊。


想必大家在上课的时候会遇到那种照着PPT念的老师,应该没多少人会喜欢这种上课风格吧?既然如此,那你为什么又要变成自己讨厌的那种人呢?


同样地,给大家展示一些作业:


那么应该怎么做呢?首先,PPT不是用来写文章的,所以请减少不必要的口水话;然后,通过加粗、换颜色、换字体等方式,突出你需要讲的重点内容(这里体现了PPT设计四原则里的“对比”甚至由于一些缘故使得你的PPT不得不放很多字的时候,这些方法也能够使得观众能够很快抓住你想讲的重点);最后,记得调节段落的间距,一般1.3~1.5倍行距较为适宜。


这里给大家看几个我做过的PPT,里面肯定也存在可以改进之处,但是就段落这一点来说,相信比上面的PPT更有利于观众的观看。



图片和文字

很多人选的背景图片很花哨,然后直接未经任何处理,直接在图片上敲字。看图!


效果如何大家应该已经感受到了,但是不知道为何大家在制作的过程中就没注意到这些问题。怎么改呢?很多办法。


一是换图片。尽量选择纯色背景或者不那么花里胡哨的图片作为背景。


二是换文字颜色。在深色背景里不要使用深色文字,在鲜艳的图片上不要用鲜艳的文字。


三是调整图片的透明度。将背景图片的透明度调低,从而更好地凸显文字。像这样:


四是给文字所在的文本框加上纯色背景色,并调整透明度。比如上面的某个作业就可以改成这样,图片和文字都能看清楚,还显得有逼格:


五是把图片和文字彻底分开。这样就能够保证文字和图片之间互不干扰。


02

不好看

不好看也就是常说的。当然了,上面提到的一些示例也属于这个范畴,因为丑甚至影响了观看效果。


而下面的例子不一定很影响观看,但是在审美这一点上做得还不够好。


字体不统一

有的PPT字体类型不统一,同一个PPT里用了各种各样的字体。比如下面这三页都来自同一个PPT,大家可以数数看短短的三页里用了多少种字体。


一页上不宜出现过多的字体,同一页上的不同字体是为了区分不同部分的内容。一般来说两种较为合适,一种用于标题,一种用于正文


而像上面例子中的这三页之间的关系是并列的,所以不同页的字体需要保持一致。标题都用同一种字体,正文都用同一种字体。


有的PPT字体颜色不统一,同一个PPT里用了各种各样的颜色,比如


同样地,用不同的颜色也只是为了标注出PPT中的重点内容,像这样的用色既不美观,也没起到应有的效果。这个的正面例子可以翻到上面“研究生支教团”那一张图。


配色不统一

既然提到了颜色,就不得不说配色,不同的配色给人审美上的感官是很不一样的。同样是一些大家的作业。比如这三页。



从背景可以看出,这个PPT的主题色应该是红色,而这位同学在三页里总共用了深红、浅红、紫色、黄色、蓝色共5种不同的颜色,与主题不搭,这些颜色之间也不搭。


还有这种。


配色上虽然看着舒服一些,但是整体色调偏浅,而且用到了浅黄色,投影出来效果十分不好。所以,浅色系请慎用!


模板改造不到位

很多同学还会套用他人的PPT模板。一般来说,只要不用于商业用途,修改他人模板并为己用是可以的,但是修改模板时请注意原来的模板是怎么用字体、图片、动画,是怎么进行排版布局的。要是你的改动破坏了模板原有的风韵,那你的改动就很突兀,也会导致你的PPT即使用了漂亮的模板也显得


比如这些:


可以看出,原来的模板整体配色应该是墨绿+朱红,而在同学改动的模板里用了黑色



从右上角的“Purpose”可以看出,模板里用的字体应该是微软雅黑,但是同学却用了宋体和华文楷体,并且左边一列的小标题和旁边的小方块没有对齐,而且小方块的数量比标题数量多了1个。


然后看看这个:


看起来没什么大问题,但是我们往后翻两页呢?



原模板里的白色微软雅黑突然变成了黑色宋体,还没有对齐。是不是有一种档次突然不一样的感觉?


所以,改别人的模板完全没有问题,但是请保留原模板的风格,进行符合原风格的改动,否则显得狗尾续貂


此外,改动模板时请区分好标题页和内容页。比如这个:


每一页都一模一样,而看看在其中一页幻灯片右键,选择板式,我们可以看到其实他用到的只是模板里的标题页,而这些内容应该出现在内容页上。


所以实际上,内容页(正文页)应该长这样:


姑且不管字体的问题,看起来是不是比刚刚要舒服很多?


最后补充说明一下,大家在使用PPT模板时,尽量少用系统自带模板,因为①真的不好看②真的很容易和别人撞。有人说撞了又怎么样,但是有句描述撞衫的名句叫“谁丑谁尴尬”,撞模板也是这个理儿。


比如说,这次作业当中备受大家青睐的系统自带模板(及其变体)有这些:

环保


平面


木头类型


主要事件



丝状


还有一些有几个人用,但是不算太多就不放了。但是实际上这些模板的字体配置等都并不美观,比如出现了姚体、华文新魏、方正舒体等前面说过的不好看的字体。如果要用的话建议修改字体,并注意排版等方面的内容。



03

PPT设计四原则


前面一直有提这个概念,其实它来自于“平面设计四原则”,由著名设计师Robin Williams提出。对所有平面设计作品都适用,PPT只是其运用实例之一。这四个原则包括……(还记得吗?)


对比、重复、对齐、亲密性。Robin提出的四原则本来是:对比(C)、重复(R)、校准(A)、邻近原则(P),而对比、重复、对齐、亲密性算是其中的一种变式吧。】


需要区分的元素使用对比原则,能让观众一眼区分出不同元素;


相同类型的元素使用重复原则,能让你的PPT风格保持一致;


同一页元素之间使用对齐原则,能让不同元素之间产生视觉上的关联;


有关联的元素使用亲密性原则,能让有关联的内容不会产生隔阂感和距离感。


因为说了很多内容,所以不再举例了。有兴趣的同学可以看看这篇文章(其实是强烈建议看看),说得比我详细很多:四个原则,让你的PPT与众不同!




最后,回到我们这次的作业要求来。


作业要求

你所在的班级进行班委选举,请你制作一个简单的PPT,介绍自己的情况。并在此基础上叙述参选的目的意义今后工作计划,制作竞选宣传PPT。竞选演讲时间限制十分钟,请合理制作PPT长度,并进行排练计时


那么思考,你的PPT应该至少有几页?


答案是五页:标题页(首页)、自我介绍、目的意义、工作计划(内容页)、致谢页(尾页)。当然,你也可以加上目录页过渡页


如果你的PPT不复杂,运用母版可以大幅度减少你的制作时间,且能够使你的PPT前后风格保持一致。但是具体怎么使用母版这里不细讲,以后说不定会写推送,当然愿意自己花时间摸索摸索是最好的。


然后结合要求中的“合理长度”和前面所讲,每一页PPT上的内容不宜过多,并且最好罗列要点、标注重点


最后进行排练计时,这个功能在这里:


排练计时完成后,系统会保存你在每一页停留的时间,这样方便你在进行演讲的时候实现自动播放


当然,很多时候我们并不能完全控制好自己的时间,所以不需要自动播放,那么请你把这个地方的勾勾去掉:


最后要说明的是,制作PPT和培养审美不是一朝一夕的事。这次的作业只是其中的很小一步,很多同学会因为这只是一次无关紧要的作业而随意对待,其实这样是不好的。PPT会伴随你整个大学生涯甚至今后的工作,能够做好一个PPT不仅是完成一次两次的作业,更是对自己负责、对他人负责的态度。


多看看他人的作品,多多反思,多自己动手操作,你一定会有很大的进步的,加油!


一个彩蛋

恭喜你看到了这里,我给大家看看我大一的时候做的PPT我上个学期对其进行的修改。


可以结合本次的讲解想想这些问题:我大一做的PPT犯了哪些错误?我是如何针对这些错误进行改进的?改进后的PPT又有哪些优点和缺点?


左边的图是大一做的原稿右边的图是修改后的对应页


两个PPT在“阅读原文”中均可下载。


温馨提示:如果有同学把右边的PPT当做模板进行修改,请注意修改掉我做的印章。


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